Aprenda neste artigo as seguintes estratégias:
Downsizing
Excelência na gestão por meio de sistemas
Desenvolvimento de metas
Treinamento de equipe
Terceirize alguns serviços
Leve em consideração a opinião de seus colaboradores
Equipes colaborativas
Gestão de custos com serviços de telecomunicação
Renegociação de contratos
Invista em estrutura cloud
Com o mundo globalizado baseado na conectividade e com a velocidade da comunicação cada dia maior, as empresas precisam estar sempre atualizadas, e em permanente inovação para atender ao novo mercado.
Independente do setor ou área de atuação todas as empresas utilizam equipamentos e precisam de um setor de TI para dar suporte a todas as necessidades que envolvem o uso de tecnologia dentro de uma empresa.
Muitas vezes essa necessidade é vista como um custo ou não têm o devido valor dentro das empresas, mas a verdade é que ter um bom setor de TI é investimento e retorno em produtividade e não custo.
Portanto ter uma equipe e um setor de TI atualizado sem que isso seja um grande custo para empresa é um desafio; mas esse é um desafio possível.
Nesse guia vamos ajudá-lo a entender melhor como mensurar custos, reduzi-los, e aumentar a produtividade em TI.
DOWNSIZING
Essa é uma técnica que se trata de ampliar a produtividade através de ajustes dentro da sua própria equipe.
Quando sua equipe produz mais e tem um trabalho otimizado sua empresa reduz custos porque não tem perda de tempo.
Revisões periódicas podem ajudar sua equipe a se organizar, como por exemplo, divisão de tarefas, cargos e descrições de tarefas, isso pode ajudar a dinamizar o setor.
A consequência é a redução de falhas – que geram custos – e a melhoria trabalho do seu time – que gera lucro mesmo que não percebido.
EXCELÊNCIA NA GESTÃO POR MEIO DE SISTEMAS
Sistemas são necessários para diversos setores dentro de uma empresa. Para que todos funcionem corretamente e as escolhas de cada um sejam assertivas é importante ter um profissional qualificado para fazer as escolhas e gestão de sistemas.
Quando o sistema escolhido é o melhor para determinada função o risco de problemas gerados por ele se torna muito menor.
Uma boa opção também são os sistemas de monitoramento. Através deles é possível controlar todos os softwares da empresa.
• Detectar problemas que podem ocorrer devido a erros.
• Aumento de tempo e resposta de equipamentos
• Gestão centralizada de todos os componentes de TI
• Redução de custos através de manutenção preventiva
DESENVOLVIMENTO DE METAS
Desenvolver metas e objetivos é crucial para qualquer trabalho que façamos.
Dentro de uma empresa as metas guiam todo time a trabalhar da melhor maneira, e saber o melhor caminho a seguir para alcançar cada uma delas.
Para equipe de TI a definição de metas – em relação as metas gerais da empresa – ajudam na estruturação da empresa e de seus setores específicos.
Cada setor ou função demanda um tipo de equipamento, um tipo de sistema, acessórios entre outros eletrônicos utilizados no dia a dia, para que os setores desempenhem um bom trabalho esse suporte deve estar bem estabelecido.
TREINAMENTO DE EQUIPE
Algumas empresas ainda tem o pensamento de que oferecer treinamentos para sua equipe é um custo, mas, na verdade, quando você investe na equipe que já está ao seu lado esse custo se torna um excelente investimento.
Quando você investe em treinamentos sua equipe consegue usar as ferramentas de TI da melhor maneira, seu gestor consegue gerir melhor o time, as repetições e erros diminuem e a produtividade do TI reflete em toda empresa.
TERCEIRIZE ALGUNS SERVIÇOS
Ter uma equipe bem estruturada e treinada é muito importante, mas nem todo serviço de TI precisa ser feito por sua equipe interna.
Alguns itens de TI demandam muita atenção e manutenção, o que acaba tomando tempo da sua equipe e atrasando outros trabalhos.
Equipamentos como impressoras, scanners, computadores e sistemas podem ser administrados por empresas terceirizadas.
O aluguel de equipamentos pode ser a melhor solução para liberar tempo da sua equipe, a manutenção e fornecimento de suprimentos é de responsabilidade da empresa de aluguel, o que aumenta a rapidez de manutenção além de poupar tempo e dor de cabeça para seu time.
Os custos podem até parecer altos no início, mas a médio e logo prazo quando você já consegue mensurar valores e uso é possível perceber que essa opção gera economia e liberdade.
LEVE EM CONSIDERAÇÃO A OPINIÃO DE SEUS COLABORADORES
Algumas vezes sócios ou gestores de setor esquecem da importância de ouvir mais os colaboradores.
Ninguém melhor do que sua equipe que está todos os dias a frente de problemas para identificar onde sua empresa precisa de melhorias ou ter novas ideias de otimização.
As vezes algum item como um sistema ou a forma de conduzir um processo podem estar gerando problemas sem que você perceba, mas um feedback dos seus colaboradores pode ajudar a resolver isso.
Fazer reuniões periódicas, atas de opinião entre outras ações podem tornar o trabalho mais dinâmico e gera muitas ideias úteis.
EQUIPES COLABORATIVAS
Em alguns momentos da economia e das empresas o corte de custos pode ser necessário, porém, nem sempre reduzir toda uma equipe é bom para o funcionamento da empresa.
Contratar funcionários com salários muito baixos também pode resultar em uma equipe insatisfeita e desmotivada.
Para que sua empresa consiga manter um time enxuto – com salários justos – e mantendo o mesmo nível de entrega ter equipes colaborativas externas pode ser uma boa opção.
As equipes colaborativas são integradas com as ideias da sua empresa e recebem por trabalhos feitos ou um valor por pacote mensal com serviços inclusos.
GESTÃO DE CUSTOS COM SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÃO
As cotas de custos com internet e telefonia podem ser reduzidas em até 35% se as despesas forem verificadas.
Avaliações constantes de opções com planos e operadoras podem ajudar sua empresa a manter um serviço melhor e com preços mais competitivos.
RENEGOCIAÇÃO DE CONTRATOS
Como falamos no tópico acima sobre os contratos com telefonia e internet, no geral todos os contratos com prestadores de serviços devem ser revistos sempre que possível.
As renovações e custos devem ser justos e devem encaixar no seu orçamento.
É claro que nem sempre um serviço mais barato é o melhor, por isso mesmo é preciso ficar de olho nos contratos. Algumas vezes tempo ou problemas geram mais custo e uma empresa que ofereça serviços mais caros pode compensar por também ter o serviço melhor. Em outros casos são apenas adequações.
INVISTA EM ESTRUTURA CLOUD!
A migração para uma infraestrutura Cloud é um dos principais meios de economizar com soluções tecnológicas.
A nuvem tem amplo espaço de armazenamento, a maioria delas possui opções de armazenamento ilimitado.
A segurança é um fator muito importante para o uso da nuvem, o risco de perda de arquivos é mais baixo, serviços de back up, Storage são opções confiáveis e muito utilizadas. Os serviços de Cloud Server também são muito utilizados, diversas plataformas como Google, Amazon, Microsoft Azure entre outros oferecem estes serviços com confiabilidade e preços atrativos,
CONCLUSÃO:
Problemas recorrentes são normais dentro de empresas, mas o que muitas equipes não percebem é que resolvê-los ou evitá-los pode ser mais simples do que parece.
Na maioria das vezes os problemas de TI se resumem a gestão de equipe e problemas com softwares, sistemas e equipamentos e tudo isso gera custos não só para o setor de TI, mas para a empresa em geral.
Criar um check-list de operações e revisões a serem feitas periodicamente pode otimizar o trabalho de toda sua empresa o que leva a melhores resultados, quando falamos de melhores resultados em empresas isso significa lucro ou minimamente redução de custo.
Como vimos nesse artigo existem ações simples para melhorar a área de TI da sua empresa, a produtividade geral e em consequência mais economia.
Agora que você já sabe como começar que tal aplicar esses conhecimentos?
