Abrir uma empresa ou montar um novo escritório envolve diversos investimentos. Entre aluguel, mobiliário, internet e equipamentos, os custos podem crescer rapidamente.
Uma das maiores dúvidas de pequenos empresários e profissionais autônomos é como montar um escritório gastando pouco com computadores.
A boa notícia é que existem formas de economizar sem abrir mão da produtividade. Neste artigo, reunimos algumas estratégias para quem está montando um escritório no Rio de Janeiro e deseja investir de forma inteligente em computadores.
Comece avaliando a real necessidade da sua empresa
Antes de comprar qualquer equipamento, vale analisar como ele será utilizado.
Nem todo colaborador precisa de um computador de alto desempenho. Em muitos escritórios, as atividades se resumem a:
- Navegação na internet;
- E-mails;
- Planilhas;
- Emissão de notas fiscais;
- Sistemas de gestão;
- Videoconferências.
Nesses casos, um notebook corporativo intermediário costuma atender perfeitamente às necessidades da equipe.
Comprar equipamentos acima da necessidade apenas aumenta o investimento inicial.
Defina quantos computadores realmente serão necessários
É comum adquirir mais equipamentos do que o necessário logo no início.
Se a empresa ainda está em fase de crescimento, uma alternativa é começar com uma estrutura enxuta e ampliar o número de computadores conforme surgirem novas demandas.
Essa estratégia reduz custos e evita que equipamentos fiquem parados por longos períodos.
Prefira notebooks sempre que possível
Para muitos pequenos negócios, os notebooks oferecem vantagens importantes.
Além de ocuparem menos espaço, eles permitem que o trabalho continue em diferentes locais, como home office, reuniões externas ou visitas a clientes.
Outra vantagem é que o notebook já reúne tela, teclado, bateria e webcam em um único equipamento, reduzindo a necessidade de comprar acessórios separadamente.
Escolha configurações compatíveis com a rotina
Na maioria dos escritórios, uma configuração equilibrada é suficiente para garantir bom desempenho durante vários anos.
Ao escolher um computador, procure priorizar:
- Processador Intel Core i5 ou equivalente; (leia aqui a diferença entre os processadores intel i3, i5 e i7)
- SSD para maior velocidade;
- Pelo menos 16 GB de memória RAM.
Essa combinação atende bem grande parte das atividades administrativas e comerciais.
Aproveite equipamentos padronizados
Quando todos os computadores possuem configurações semelhantes, a gestão da empresa se torna mais simples.
Atualizações, suporte técnico e substituições acontecem com mais facilidade, além de proporcionar uma experiência semelhante para todos os colaboradores.
Esse cuidado também facilita o crescimento da empresa no futuro.
Considere a locação em vez da compra
Para muitas empresas do Rio de Janeiro, a locação de notebooks tem se mostrado uma alternativa bastante vantajosa.
Em vez de realizar um investimento elevado na compra dos equipamentos, a empresa paga uma mensalidade e utiliza computadores corporativos prontos para uso.
Entre as vantagens desse modelo estão:
- Menor investimento inicial;
- Equipamentos atualizados;
- Suporte técnico especializado;
- Manutenção inclusa;
- Substituição em caso de defeito;
- Facilidade para ampliar ou reduzir a quantidade de equipamentos.
Isso permite preservar o capital da empresa para áreas mais estratégicas, como marketing, vendas ou contratação de novos colaboradores.
A Update TI é especialista em aluguel de notebooks no Rio de Janeiro. Se precisar de um orçamento, fale com a gente.
Não esqueça dos custos além do computador
Ao planejar o orçamento, lembre-se de que os computadores representam apenas uma parte da estrutura.
Também podem ser necessários:
- Monitores extras;
- Mouse e teclado;
- Nobreak ou filtro de linha;
- Impressora;
- Licenças de software;
- Backup em nuvem;
- Antivírus.
Planejar esses itens desde o início evita gastos inesperados.
Um bom planejamento reduz desperdícios
Comprar computadores apenas pelo menor preço pode gerar economia no curto prazo, mas também aumentar os custos com manutenção e substituição alguns meses depois. É o famoso caso de comprar computadores usados (tratamos disso em artigo exclusivo).
Da mesma forma, investir em equipamentos muito acima da necessidade pode comprometer recursos que poderiam ser utilizados no crescimento da empresa.
O ideal é buscar equilíbrio entre desempenho, custo e expectativa de uso.
Como economizar sem comprometer a produtividade?
Se você está montando um escritório, algumas práticas ajudam a reduzir os custos:
- Compre apenas os equipamentos realmente necessários;
- Escolha configurações adequadas ao perfil da equipe;
- Evite computadores com especificações muito abaixo do recomendado;
- Priorize equipamentos corporativos, mais preparados para uso intenso;
- Avalie se a locação faz mais sentido do que a compra.
Pequenas decisões como essas podem representar uma economia significativa ao longo dos anos.
A Update TI pode ajudar sua empresa
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