Como preparar o computador para a chegada de um novo funcionário?

O primeiro dia de um novo funcionário não deveria ser utilizado para descobrir que o computador ainda não foi configurado, que a senha do e-mail não funciona ou que o programa necessário não está instalado.

Quando o equipamento é preparado com antecedência, o colaborador pode começar a conhecer os processos e executar suas primeiras atividades sem depender de sucessivos chamados ao suporte.

A preparação envolve mais do que ligar o notebook e instalar alguns programas. É necessário escolher uma configuração adequada, criar contas individuais, definir permissões, aplicar atualizações, testar os acessos, registrar o equipamento e orientar o usuário.

Esse processo também protege a empresa. Computadores preparados sem critérios podem conter contas compartilhadas, programas sem licença, permissões excessivas e arquivos pertencentes ao colaborador anterior.

Neste artigo, você encontrará um roteiro para preparar o computador para um novo funcionário, antes de sua chegada, desde o levantamento das necessidades até a entrega do equipamento.

Quando a preparação deve começar?

O processo deve começar assim que a contratação estiver confirmada e as informações essenciais forem disponibilizadas.

Esperar o primeiro dia aumenta a possibilidade de ocorrerem problemas como:

• falta de equipamento;
• configuração insuficiente;
• atraso na compra ou locação;
• inexistência de licenças;
• contas ainda não criadas;
• permissões não aprovadas;
• programas incompatíveis;
• ausência de periféricos;
• dados do usuário anterior;
• falta de tempo para testes.

O prazo necessário depende da estrutura da empresa. Uma organização com equipamentos de reserva e procedimentos padronizados pode preparar uma estação rapidamente. Já uma empresa que precisa adquirir um notebook específico, contratar licenças ou solicitar acessos a terceiros pode precisar de mais tempo.

Recursos humanos, gestor do departamento e responsável pela TI devem compartilhar as informações com antecedência.

Quais informações a TI precisa receber?

Antes de configurar o computador, o responsável precisa conhecer a função do novo colaborador.

As informações podem incluir:

• nome completo;
• cargo;
• departamento;
• gestor responsável;
• data de início;
• local de trabalho;
• modalidade presencial, remota ou híbrida;
• programas utilizados;
• sistemas que precisam ser acessados;
• pastas e documentos necessários;
• grupos de e-mail;
• nível de permissão;
• necessidade de VPN;
• equipamentos e periféricos;
• telefone ou ramal;
• participação em equipes e projetos;
• necessidade de certificado digital;
• prazo estimado da contratação.

Não é recomendável conceder acesso amplo apenas porque ainda não foi definido o que a pessoa realmente utilizará.

O gestor deve informar quais recursos são necessários. A TI executa a configuração de acordo com as regras e aprovações da empresa.

Como escolher o computador adequado?

O notebook ou desktop precisa ser escolhido de acordo com as atividades, e não apenas com o nome do cargo.

Um funcionário que utilizará navegador, e-mail e sistemas online pode ser atendido por uma configuração diferente daquela necessária para edição de vídeo, desenvolvimento, projetos técnicos ou grandes planilhas.

A empresa deve verificar:

• processador;
• memória RAM;
• capacidade do SSD;
• tamanho da tela;
• placa gráfica;
• sistema operacional;
• webcam;
• microfone;
• autonomia;
• conexões;
• possibilidade de expansão;
• peso;
• compatibilidade com os programas;
• uso de monitores externos.

Para funções administrativas, uma configuração com 8 GB de RAM pode atender determinadas rotinas. Porém, 16 GB oferecem maior margem para quem utiliza várias abas, videoconferência, planilhas e diferentes programas simultaneamente.

Veja o comparativo sobre notebook com 8 GB ou 16 GB de RAM.

A capacidade de armazenamento também deve considerar os programas e a política de arquivos da empresa. O artigo SSD de 256 GB ou 512 GB: qual escolher? explica as diferenças.

Notebook ou desktop para o novo funcionário?

A escolha depende da necessidade de mobilidade.

O notebook é indicado quando o funcionário precisa:

• participar de reuniões em diferentes ambientes;
• trabalhar de forma híbrida;
• visitar clientes;
• viajar;
• alternar entre unidades;
• levar o equipamento para apresentações.

O desktop pode ser mais adequado quando:

• a posição é fixa;
• não há necessidade de deslocamento;
• existe demanda por expansão;
• o desempenho exigido é elevado;
• a empresa deseja manter o equipamento permanentemente no local.

O custo precisa considerar a estação completa. Um notebook pode precisar de monitor, teclado, mouse e docking station. Um desktop depende de monitor e periféricos, mas pode oferecer maior capacidade de expansão.

Veja uma análise detalhada em Notebook ou desktop: qual vale mais a pena para empresas?.

É possível reaproveitar o computador de outro funcionário?

Sim, desde que o equipamento continue adequado e seja preparado corretamente.

Antes do reaproveitamento, a empresa deve verificar:

• idade;
• desempenho;
• estado físico;
• bateria;
• histórico de manutenção;
• garantia;
• capacidade de armazenamento;
• compatibilidade com os programas;
• atualizações;
• acessórios;
• vida útil esperada.

Não basta excluir as pastas visíveis do usuário anterior. O computador pode conter:

• contas conectadas;
• arquivos temporários;
• senhas armazenadas;
• histórico do navegador;
• sessões abertas;
• certificados;
• sincronizações;
• programas pessoais;
• dados locais;
• acessos a serviços da empresa.

O processo adequado depende das políticas e da estrutura tecnológica da organização. Em muitos casos, é mais seguro reinstalar ou redefinir o equipamento de acordo com o padrão empresarial, preservando somente o que foi formalmente transferido.

Se o computador já apresenta lentidão, danos e falhas recorrentes, talvez não seja econômico prepará-lo para uma nova contratação.

Consulte o artigo Quanto tempo dura um notebook empresarial e quando é hora de trocar?.

O computador deve ser formatado antes da entrega?

Quando o equipamento já foi utilizado por outra pessoa, uma reinstalação ou redefinição controlada pode ser apropriada para eliminar configurações antigas e aplicar o padrão atual.

A decisão deve considerar:

• política da empresa;
• tipo de informação armazenada;
• forma de gerenciamento;
• método de apagamento;
• sistema operacional;
• licenciamento;
• necessidade de preservar registros;
• procedimento de backup;
• ferramentas corporativas.

A empresa não deve formatar antes de confirmar que os arquivos necessários foram transferidos e que não existem informações que precisam ser preservadas por razões operacionais ou legais.

Depois da reinstalação, devem ser aplicados novamente:

• sistema;
• atualizações;
• drivers;
• programas;
• políticas;
• segurança;
• contas;
• configurações;
• identificação patrimonial.

Formatar sem um procedimento definido pode excluir dados importantes e ainda deixar o computador incompleto para o novo usuário.

Qual edição do Windows deve ser instalada?

A edição deve ser compatível com a infraestrutura da empresa.

O Windows 11 Home pode atender operações simples que utilizam computadores independentes e programas comuns.

O Windows 11 Pro oferece recursos adicionais relacionados a:

• criptografia com BitLocker;
• ingresso em domínio;
• Política de Grupo;
• gerenciamento;
• Área de Trabalho Remota;
• segurança empresarial.

A escolha não deve ser baseada apenas no preço. O responsável precisa verificar como os computadores são administrados, quais políticas serão aplicadas e se o notebook será transportado.

O artigo Windows 11 Home ou Pro: qual escolher para empresas? apresenta esse comparativo.

Também é necessário confirmar:

• licença válida;
• status de ativação;
• versão suportada;
• compatibilidade com os programas;
• atualizações;
• requisitos do hardware.

Como criar a conta do funcionário?

Cada pessoa deve utilizar uma conta individual.

Contas compartilhadas dificultam a identificação de ações, o controle de permissões e a remoção de acessos quando alguém deixa a empresa.

A preparação pode envolver:

• conta corporativa;
• e-mail;
• usuário do computador;
• acesso aos sistemas;
• grupos;
• plataformas de comunicação;
• armazenamento;
• ferramentas de gestão;
• autenticação multifator.

O nome e o endereço devem seguir o padrão da organização. Isso evita formatos diferentes e facilita a administração.

A empresa também precisa definir:

• quem cria a conta;
• quem aprova;
• quando ela será ativada;
• quais grupos serão associados;
• como a primeira senha será entregue;
• se a troca da senha será obrigatória;
• como a autenticação multifator será configurada.

A senha inicial não deve ser divulgada em canais desnecessários nem permanecer ativa indefinidamente.

O funcionário deve ter permissão de administrador?

Na maioria das atividades, não é necessário utilizar uma conta administrativa diariamente.

Uma conta com privilégios elevados pode instalar programas, alterar configurações e realizar ações que afetam a segurança do computador.

O colaborador deve receber as permissões necessárias para sua função, evitando acessos excessivos.

Quando uma instalação ou alteração administrativa for necessária, a empresa pode utilizar:

• suporte técnico;
• credenciais separadas;
• ferramenta de gerenciamento;
• processo de aprovação;
• elevação temporária, quando aplicável.

A política precisa considerar a realidade dos programas utilizados. Alguns sistemas antigos podem exigir configurações específicas, mas isso deve ser tratado de forma controlada, e não por meio da concessão automática de acesso administrativo a todos.

Como definir os acessos?

O novo funcionário deve acessar somente os sistemas, arquivos e recursos necessários para executar suas atividades.

A lista pode envolver:

• e-mail;
• ERP;
• CRM;
• sistema financeiro;
• gestão de projetos;
• compartilhamentos;
• arquivos em nuvem;
• VPN;
• atendimento;
• telefonia;
• plataformas de marketing;
• relatórios;
• bancos de dados;
• ferramentas internas.

Uma prática possível é utilizar como referência outro colaborador que desempenhe a mesma função. Entretanto, os acessos não devem ser simplesmente copiados sem revisão.

A pessoa usada como modelo pode ter recebido permissões adicionais ao longo do tempo.

O gestor deve aprovar os acessos sensíveis, principalmente os relacionados a:

• informações financeiras;
• dados pessoais;
• contratos;
• clientes;
• pagamentos;
• configurações;
• administração;
• exclusão de registros;
• exportação de dados.

Quais programas devem ser instalados?

A empresa deve manter uma relação de programas por perfil ou departamento.

Um conjunto básico pode incluir:

• navegador aprovado;
• pacote de produtividade;
• leitor de PDF;
• ferramenta de comunicação;
• armazenamento corporativo;
• segurança;
• suporte remoto;
• cliente de VPN;
• impressoras;
• programas do setor.

Programas desnecessários aumentam a complexidade, ocupam espaço e podem criar riscos.

Antes da instalação, verifique:

• licença;
• versão;
• origem;
• compatibilidade;
• requisitos;
• necessidade de conta;
• configurações;
• atualizações;
• responsabilidade pelo suporte.

Downloads devem ser realizados por canais oficiais ou por sistemas internos aprovados.

Programas sem licença ou obtidos de fontes desconhecidas podem expor a empresa a riscos técnicos e jurídicos.

Como configurar o e-mail corporativo?

O e-mail deve estar criado antes da chegada do funcionário, mas a configuração precisa respeitar o método de autenticação da empresa.

O processo pode incluir:

• criação da caixa;
• aplicação do padrão de nome;
• licença;
• grupos;
• listas;
• assinatura;
• calendário;
• contatos;
• autenticação multifator;
• recuperação;
• regras corporativas.

A empresa deve decidir se a assinatura será configurada localmente ou gerenciada de forma centralizada.

Também é importante verificar se o usuário receberá mensagens enviadas antes de sua data de início. Dependendo da função, pode ser necessário direcionar temporariamente determinados contatos, mas isso deve ser definido pelo gestor.

Como configurar a autenticação multifator?

A autenticação multifator adiciona uma etapa além da senha.

Ela pode utilizar:

• aplicativo autenticador;
• chave de segurança;
• código temporário;
• recurso biométrico;
• outro método aprovado.

A empresa deve evitar configurar a autenticação de maneira improvisada no telefone pessoal de outra pessoa apenas para concluir a instalação.

O método precisa pertencer ao usuário correto ou ser administrado por um processo corporativo.

Também devem existir procedimentos para:

• troca de telefone;
• perda do dispositivo;
• recuperação;
• substituição do funcionário;
• acesso emergencial;
• revisão dos métodos registrados.

O colaborador deve compreender que códigos de autenticação não devem ser compartilhados.

O notebook precisa ser criptografado?

A criptografia pode proteger os dados armazenados caso o equipamento seja perdido, roubado ou acessado sem autorização.

Sua necessidade deve ser analisada conforme:

• dados existentes;
• mobilidade;
• políticas;
• requisitos do cliente;
• legislação;
• capacidade de gerenciamento;
• edição do sistema.

Ativar a criptografia sem planejar a recuperação pode criar problemas. A empresa deve armazenar as chaves de recuperação de forma segura e associá-las corretamente ao equipamento.

O usuário não deve ser o único responsável por guardar essa chave.

A criptografia também não substitui o backup. Ela protege os dados contra determinados acessos, mas não recupera arquivos excluídos, corrompidos ou perdidos.

Como configurar backup e armazenamento?

Antes da entrega, a empresa deve definir onde o funcionário armazenará os arquivos.

As opções podem incluir:

• servidor;
• armazenamento em nuvem;
• sistema de documentos;
• pastas compartilhadas;
• aplicativos corporativos;
• backup gerenciado.

Sem orientação, o colaborador pode manter informações importantes apenas na área de trabalho ou em pastas locais.

O responsável deve verificar:

• quais pastas são sincronizadas;
• limite de armazenamento;
• compartilhamentos;
• permissões;
• retenção;
• versões;
• recuperação;
• arquivos que não devem ser salvos localmente.

Sincronização e backup não são sempre a mesma coisa. Uma exclusão sincronizada pode ser replicada para outros dispositivos. A política precisa deixar claro como os dados serão recuperados.

Quais atualizações precisam ser instaladas?

O computador deve ser atualizado antes da entrega.

Isso pode envolver:

• sistema operacional;
• drivers;
• firmware;
• navegador;
• pacote de produtividade;
• programas do setor;
• ferramentas de segurança;
• docking station;
• periféricos.

Depois das atualizações, o equipamento deve ser reiniciado e testado novamente.

Entregar o computador com várias atualizações pendentes pode causar:

• lentidão;
• reinicializações;
• incompatibilidades;
• perda de tempo;
• falhas de segurança;
• interrupção no primeiro dia.

As atualizações devem ser obtidas por canais oficiais e aplicadas de acordo com as políticas da organização.

É preciso instalar antivírus?

A empresa deve adotar uma solução de proteção compatível com seu ambiente.

A presença de um antivírus não elimina a necessidade de:

• atualizações;
• senhas fortes;
• autenticação multifator;
• permissões adequadas;
• backup;
• orientação;
• controle de programas;
• proteção do e-mail;
• monitoramento.

Também é necessário verificar se já existe uma solução integrada ao sistema e se a instalação de outro produto causará conflito.

Mais de um antivírus executando funções semelhantes pode provocar problemas de desempenho e compatibilidade.

O responsável deve confirmar se o computador aparece corretamente na plataforma de segurança e se as políticas foram aplicadas.

Como configurar o acesso remoto e a VPN?

Funcionários remotos ou híbridos podem precisar de VPN ou acesso a recursos internos.

Antes da entrega, a empresa deve testar:

• instalação;
• autenticação;
• multifator;
• certificado;
• acesso aos sistemas;
• pastas;
• estabilidade;
• encerramento da conexão;
• recuperação de senha;
• suporte fora do escritório.

Não é suficiente instalar o programa e presumir que ele funcionará na casa do colaborador.

Quando possível, o teste deve simular uma conexão externa. Acesso que funciona apenas dentro da rede do escritório pode falhar quando o usuário estiver remoto.

Quais periféricos devem ser preparados?

O computador pode depender de outros equipamentos para formar uma estação adequada.

A lista pode incluir:

• monitor;
• teclado;
• mouse;
• headset;
• webcam;
• docking station;
• carregador;
• adaptadores;
• mochila;
• cabo de rede;
• filtro de linha;
• suporte;
• certificado digital;
• leitor de cartões.

Cada item deve ser testado.

Também é importante confirmar que o notebook possui as conexões necessárias. Caso contrário, adaptadores ou docking stations devem ser providenciados antes da chegada.

Para colaboradores que trabalham muitas horas em posição fixa, o uso de monitor, teclado e mouse externos pode proporcionar uma estação mais adequada do que trabalhar exclusivamente na tela do notebook.

Como preparar um notebook para funcionário remoto?

A preparação precisa ser ainda mais cuidadosa porque o suporte não estará fisicamente próximo.

Além das configurações gerais, verifique:

• Wi-Fi;
• webcam;
• microfone;
• headset;
• VPN;
• acesso remoto;
• autenticação multifator;
• backup;
• ferramenta de suporte;
• carregador;
• instruções de conexão;
• embalagem;
• transporte;
• termo de entrega;
• contato do suporte.

A empresa deve decidir se enviará o notebook já configurado ou se utilizará uma ferramenta de implantação e gerenciamento.

Estruturas que utilizam Microsoft Intune podem avaliar o Windows Autopilot, conjunto de tecnologias destinado à configuração e preparação de novos dispositivos. A Microsoft informa que a preparação pode aplicar aplicativos, scripts e políticas durante o ingresso do equipamento. Consulte a documentação oficial do Windows Autopilot.

Essa opção exige licenciamento, planejamento e administração adequados. Ela não é necessária para todas as pequenas empresas.

Como identificar o computador?

Cada equipamento deve possuir uma identificação.

O inventário pode registrar:

• número de patrimônio;
• nome do dispositivo;
• fabricante;
• modelo;
• número de série;
• processador;
• memória;
• armazenamento;
• sistema;
• licença;
• carregador;
• acessórios;
• usuário responsável;
• departamento;
• data de entrega;
• garantia;
• histórico de manutenção;
• situação;
• data prevista de revisão.

A etiqueta física e o registro digital devem utilizar o mesmo identificador.

Esse controle facilita:

• suporte;
• manutenção;
• troca;
• devolução;
• inventário;
• auditoria;
• garantia;
• renovação.

É necessário um termo de entrega?

A empresa pode utilizar um termo ou registro de responsabilidade para documentar a entrega.

O documento pode relacionar:

• equipamento;
• número de patrimônio;
• acessórios;
• estado;
• data;
• responsável;
• orientações;
• regras de uso;
• comunicação de danos;
• devolução;
• autorização para trabalho remoto.

O conteúdo deve estar alinhado às políticas internas e, quando necessário, ser revisado por um profissional jurídico.

O termo não substitui orientações claras. O funcionário precisa saber como transportar, guardar, utilizar e devolver o equipamento.

O que deve ser testado antes da entrega?

O teste deve reproduzir as principais atividades do colaborador.

Verifique:

• inicialização;
• login;
• e-mail;
• internet;
• rede;
• VPN;
• sistemas;
• programas;
• arquivos;
• impressora;
• webcam;
• microfone;
• áudio;
• monitor;
• teclado;
• mouse;
• carregamento;
• bateria;
• atualizações;
• backup;
• autenticação multifator;
• acesso remoto;
• bloqueio da tela.

Também confirme se o usuário consegue acessar o que precisa e se não consegue acessar recursos indevidos.

Quando possível, o teste deve ser realizado com uma conta equivalente à do funcionário, e não apenas com a conta administrativa da TI.

Um programa pode funcionar como administrador e falhar para o usuário comum.

O que explicar ao funcionário na entrega?

A entrega deve incluir uma orientação curta e objetiva.

O colaborador precisa saber:

• como entrar no computador;
• como alterar a senha inicial;
• como utilizar a autenticação multifator;
• onde salvar os arquivos;
• como acessar os sistemas;
• como conectar a VPN;
• como solicitar suporte;
• como bloquear a tela;
• como transportar o notebook;
• quais programas podem ser instalados;
• o que fazer em caso de perda ou roubo;
• como comunicar defeitos;
• quais equipamentos devem ser devolvidos.

Não é necessário ensinar todos os recursos de uma vez. As informações essenciais podem ser acompanhadas de um guia.

Checklist para preparar o computador

Equipamento

• Configuração compatível com a função;
• Estado físico verificado;
• Bateria testada;
• Carregador identificado;
• Periféricos separados;
• Número de patrimônio registrado;
• Garantia anotada.

Sistema e segurança

• Sistema ativado;
• Atualizações instaladas;
• Drivers atualizados;
• Conta individual criada;
• Usuário sem privilégios excessivos;
• Proteção configurada;
• Criptografia avaliada;
• Chave de recuperação armazenada;
• Bloqueio automático definido;
• Multifator configurado.

Programas e acessos

• E-mail criado;
• Programas instalados;
• Licenças atribuídas;
• Sistemas testados;
• Pastas liberadas;
• Grupos revisados;
• VPN testada;
• Impressoras configuradas;
• Backup ou sincronização verificados.

Entrega

• Equipamento limpo;
• Acessórios conferidos;
• Termo preparado;
• Orientações organizadas;
• Contato do suporte informado;
• Teste final concluído;
• Registro de entrega atualizado.

Quais erros devem ser evitados?

Os problemas mais comuns incluem:

• deixar a configuração para o primeiro dia;
• escolher o equipamento apenas pelo cargo;
• reutilizar um computador sem remover dados antigos;
• compartilhar contas;
• conceder administrador sem necessidade;
• instalar programas sem licença;
• não testar a conta do usuário;
• entregar com atualizações pendentes;
• esquecer carregador e adaptadores;
• não registrar o patrimônio;
• não configurar backup;
• enviar um notebook remoto sem testar VPN;
• armazenar a chave de criptografia apenas com o usuário;
• copiar todas as permissões de outro funcionário;
• não informar quem prestará suporte.

Esses erros podem gerar perda de produtividade e riscos de segurança logo no início da contratação.

Como padronizar o onboarding de TI?

A empresa pode criar perfis de equipamento e checklists por função.

Por exemplo:

• perfil administrativo;
• perfil financeiro;
• perfil comercial;
• perfil móvel;
• perfil gráfico;
• perfil técnico;
• perfil de gestão.

Cada perfil pode definir:

• configuração mínima;
• sistema;
• programas;
• acessos comuns;
• periféricos;
• políticas;
• procedimento de teste.

A padronização reduz decisões repetitivas e facilita o preparo de futuras contratações.

Ela também permite manter alguns equipamentos de reserva já atualizados, desde que contas e permissões individuais sejam configuradas somente para o usuário correto.

O que acontece quando o funcionário deixa a empresa?

O processo de entrada deve ser planejado junto com o processo de saída.

Quando o colaborador deixa a organização, devem existir procedimentos para:

• bloquear contas;
• revogar sessões;
• remover acessos;
• recuperar o equipamento;
• conferir acessórios;
• transferir arquivos;
• preservar informações;
• remover autenticações;
• registrar a devolução;
• preparar o dispositivo para outro usuário.

Um inventário bem mantido permite saber exatamente quais itens precisam ser devolvidos.

Contas compartilhadas dificultam o desligamento porque a senha pode continuar conhecida por diferentes pessoas.

Afinal, como preparar o computador para um novo funcionário?

O computador precisa estar adequado à função, atualizado, protegido, registrado e testado antes da chegada.

Em resumo:

• levante as necessidades com o gestor;
• escolha a configuração conforme as atividades;
• remova dados de usuários anteriores;
• instale um sistema licenciado;
• crie contas individuais;
• conceda somente os acessos necessários;
• instale programas autorizados;
• configure segurança e backup;
• teste sistemas, periféricos e trabalho remoto;
• registre o patrimônio;
• documente a entrega;
• oriente o funcionário.

O objetivo é permitir que a pessoa comece a trabalhar com segurança e sem perder o primeiro dia resolvendo problemas de configuração.

Prepare os equipamentos antes da chegada da equipe

Novas contratações podem exigir computadores com configurações, programas e periféricos diferentes.

Quando a empresa deixa essa escolha para a última hora, aumenta o risco de adquirir um equipamento inadequado ou entregar uma estação incompleta.

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