Outsourcing de impressão no Rio de Janeiro: o que é, como funciona e quando vale a pena

Neste artigo você encontrará:

• O que é outsourcing de impressão
• O que está incluído no contrato
• Como é cobrado
• Como funciona a contratação, passo a passo
• Quando vale a pena
• Como escolher a empresa no Rio de Janeiro
• Perguntas frequentes

Toner que acaba na hora de imprimir o contrato, impressora parada esperando técnico, nota fiscal de suprimento de cinco fornecedores diferentes. Em muitas empresas, a impressão vira um problema pequeno que aparece todo dia.

O outsourcing de impressão existe para tirar esse problema da rotina. Neste artigo você vê o que é, o que o contrato inclui, como é cobrado e em quais casos compensa para empresas no Rio de Janeiro.

O que é outsourcing de impressão

Outsourcing de impressão é a terceirização de todo o parque de impressão da empresa. Uma empresa especializada fornece as impressoras e multifuncionais, faz a instalação, cuida da manutenção e repõe os suprimentos. A empresa contratante paga uma mensalidade e deixa de comprar equipamento, toner e peça.

Na prática, o funcionário só precisa imprimir. Quando o toner está acabando ou a máquina dá defeito, quem resolve é o fornecedor.

O termo costuma ser usado junto com "aluguel de impressora", e as duas coisas se parecem. A diferença está no alcance: o aluguel simples cobre uma ou poucas máquinas, enquanto o outsourcing parte de um estudo do volume de impressão da empresa e pode incluir controle por setor e por usuário. Detalhamos isso em qual a diferença entre aluguel de impressoras e outsourcing de impressão.

O que está incluído no contrato

Cada fornecedor monta o contrato de um jeito, mas um outsourcing completo costuma incluir:

• Equipamentos: impressoras, multifuncionais (copiadoras), scanners e, quando necessário, impressoras térmicas.
• Entrega e instalação na rede da empresa.
• Suprimentos: toner ou tinta e reposição de peças de desgaste.
• Manutenção preventiva e corretiva, com visita técnica.
• Equipamento reserva quando a máquina precisa sair para conserto.
• Controle de impressão, em contratos maiores: relatórios de quantas páginas cada setor imprime, cotas por usuário e liberação da impressão por senha. Veja mais em gerenciamento eficiente de impressão.

Na Update TI, o contrato inclui a entrega dos equipamentos, instalação, manutenção, reposição de peças e suprimentos, equipe técnica com atendimento em até 24 horas após o chamado e equipamento reserva caso a máquina alugada precise de manutenção.

O papel normalmente não entra. Confirme isso no orçamento, junto com o que acontece se a empresa imprimir mais do que a franquia.

Como é cobrado

Os modelos de cobrança mais comuns são:

• Franquia de páginas: uma mensalidade fixa dá direito a um número de páginas por mês. O que passar disso é cobrado por página excedente.
• Valor por página impressa: a empresa paga pelo que imprimiu no mês, medido pelo contador da máquina.
• Mensalidade por equipamento: valor fixo por máquina, com um limite de volume combinado no contrato.

Página colorida custa mais que preto e branco em qualquer modelo. Por isso, a primeira pergunta do orçamento é quantas páginas a empresa imprime por mês e quantas são coloridas. Se você não sabe, o contador de páginas da impressora atual ajuda a estimar.

Para ter uma ideia de valores, a página de aluguel de impressoras no RJ mostra preços a partir de para os modelos mais alugados. O valor final depende do volume mensal e das condições do contrato. Também vale ler sobre os contratos de aluguel de impressoras antes de assinar.

Como funciona a contratação, passo a passo

1. Levantamento. O fornecedor pergunta quantas pessoas imprimem, quantas páginas saem por mês, quanto é colorido, se a empresa precisa copiar e digitalizar, e quantos setores ou andares existem.
2. Proposta. Com esses dados, ele indica os modelos, onde cada máquina fica e o modelo de cobrança.
3. Instalação. As máquinas são entregues, ligadas à rede e configuradas nos computadores.
4. Operação. A reposição de suprimentos e os chamados de manutenção passam a ser do fornecedor.
5. Revisão. Se o volume mudar, o contrato pode ser ajustado com mais ou menos máquinas.

Quando o outsourcing de impressão vale a pena

Vale a pena principalmente quando a empresa:

• Gasta com toner e conserto sem saber quanto. O custo fica espalhado em várias notas e ninguém tem o total no fim do mês.
• Não pode ficar sem imprimir. Escritórios de contabilidade, clínicas, escolas, escritórios de advocacia e lojas que emitem pedidos dependem da impressora funcionando.
• Tem mais de um setor ou andar e máquinas de marcas e idades diferentes, cada uma com um suprimento.
• Quer controlar quem imprime o quê, para cortar desperdício ou proteger documentos sigilosos. A segurança da informação na impressão e a LGPD nos contratos de locação entram aqui.
• Prefere despesa mensal a compra de equipamento. A mensalidade entra como despesa, o que pode ter efeito no imposto conforme o regime tributário. Veja aluguel de impressoras e a dedução no imposto de renda e confirme com o seu contador.

Quando talvez não valha: a empresa imprime pouquíssimo, tem uma única impressora pequena e não sente falta dela quando quebra. Nesse caso, compare antes em impressora para empresa: comprar ou alugar.

Como escolher a empresa de outsourcing de impressão no Rio de Janeiro

No Rio, o trânsito e a distância entre bairros fazem diferença no atendimento. Antes de fechar, pergunte:

• Qual o prazo de atendimento depois do chamado? E ele vale para o seu bairro?
• Tem equipamento reserva? Se a máquina sair para conserto, quem imprime no lugar?
• O suprimento é original ou compatível? E quem paga se o toner der problema?
• O que acontece se a empresa imprimir mais que a franquia? Peça o valor da página excedente por escrito.
• Quais marcas trabalha? Ter mais de uma marca permite escolher a máquina pelo uso, e não pelo que o fornecedor tem em estoque.

Temos um guia com mais critérios em 5 dicas para escolher um fornecedor de aluguel de impressoras.

Perguntas frequentes sobre outsourcing de impressão

Conclusão

O outsourcing de impressão troca uma soma de gastos difíceis de controlar (toner, peças, visitas técnicas, máquinas paradas) por uma mensalidade previsível, com alguém responsável por manter tudo funcionando. Compensa mais para empresas que imprimem todo dia e não podem esperar o conserto.

A Update TI já atendeu mais de 180 empresas no Rio de Janeiro com locação de impressoras, multifuncionais e scanners. Fale com um consultor para fazer o levantamento da sua empresa.

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